Ratgeber für Vermieter
Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt für Vermieter
Eine Nebenkostenabrechnung erstellst du in fünf Schritten: Abrechnungszeitraum festlegen, umlagefähige Kosten nach Mietvertrag und Betriebskostenverordnung (BetrKV) zusammenstellen, nach dem vereinbarten Schlüssel verteilen, Vorauszahlungen abziehen und die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen.
Das Wichtigste in Kürze
- Frist: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach kannst du Nachzahlungen in der Regel nicht mehr verlangen.
- Umlage: Umlagefähig sind nur Kosten, die der Mietvertrag auf den Mieter überträgt und die zu den Betriebskosten nach § 2 BetrKV gehören.
- Nicht umlagefähig: Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV) und der auf Leerstand entfallende Anteil.
- Inhalt: Gesamtkosten je Kostenart, Verteilerschlüssel, Mieteranteil und abgezogene Vorauszahlungen müssen nachvollziehbar angegeben sein.
- Heizung und Warmwasser: Diese Kosten werden nach der Heizkostenverordnung überwiegend nach Verbrauch verteilt.
Schritt 1: Abrechnungszeitraum und Frist festlegen
Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist nach § 556 Abs. 3 BGB jährlich abzurechnen. Der Abrechnungszeitraum umfasst deshalb höchstens zwölf Monate; üblich ist das Kalenderjahr.
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum der Erstellung. Versäumst du die Frist, kannst du eine Nachforderung grundsätzlich nicht mehr geltend machen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters musst du auch nach Fristablauf auszahlen.
| Abrechnungszeitraum | Spätester Zugang beim Mieter |
|---|---|
| 1. Januar bis 31. Dezember 2025 | 31. Dezember 2026 |
| 1. Juli 2025 bis 30. Juni 2026 | 30. Juni 2027 |
Schritt 2: Umlagefähige Kosten zusammenstellen
Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer laufend durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes entstehen (§ 1 BetrKV). Auf den Mieter umlegen darfst du sie nur, wenn der Mietvertrag das vereinbart (§ 556 Abs. 1 BGB). Prüfe deshalb zuerst, was der Mietvertrag zur Umlage regelt: Ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung genügt in der Regel für die Kostenarten Nr. 1 bis 16; „sonstige Betriebskosten“ (Nr. 17) müssen im Vertrag einzeln genannt sein.
Der Katalog des § 2 BetrKV nennt 17 Gruppen. Die Spalte rechts zeigt den Schlüssel, der dafür häufig verwendet wird; maßgeblich ist immer dein Mietvertrag.
| Nr. | Kostenart | Häufig verwendeter Schlüssel |
|---|---|---|
| 1 | Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks, vor allem die Grundsteuer | Wohnfläche |
| 2 | Wasserversorgung | Verbrauch (Wasserzähler), sonst Wohnfläche |
| 3 | Entwässerung | wie Wasserversorgung |
| 4 | Betrieb der zentralen Heizungsanlage | Verbrauch und Wohnfläche nach Heizkostenverordnung |
| 5 | Betrieb der zentralen Warmwasserversorgungsanlage | Verbrauch und Wohnfläche nach Heizkostenverordnung |
| 6 | Verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen | Verbrauch und Wohnfläche nach Heizkostenverordnung |
| 7 | Personen- oder Lastenaufzug | Wohnfläche oder vertraglich vereinbarter Schlüssel |
| 8 | Straßenreinigung und Müllbeseitigung | Einheiten, Personen oder Wohnfläche (laut Vertrag) |
| 9 | Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung | Wohnfläche |
| 10 | Gartenpflege | Wohnfläche |
| 11 | Beleuchtung von Zugängen, Fluren, Treppen und Außenflächen | Wohnfläche |
| 12 | Schornsteinreinigung | Wohnfläche |
| 13 | Sach- und Haftpflichtversicherung, zum Beispiel Gebäudeversicherung | Wohnfläche |
| 14 | Hauswart | Wohnfläche |
| 15 | Gemeinschaftsantenne oder Kabelanschluss | Einheiten; Kabelanschlusskosten sind seit dem 1. Juli 2024 grundsätzlich nicht mehr umlagefähig, weitere Fälle bitte im Einzelfall prüfen |
| 16 | Einrichtungen für die Wäschepflege | Nutzung oder Einheiten |
| 17 | Sonstige Betriebskosten | nur, wenn der Mietvertrag sie ausdrücklich nennt |
Nicht umlagefähig
- Verwaltungskosten, etwa für Hausverwaltung, Kontoführung oder Büro (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV).
- Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, also Reparaturen und Rücklagen (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV).
- Der auf leerstehende Wohnungen entfallende Kostenanteil: Er bleibt beim Vermieter.
- Kosten ohne Umlagevereinbarung, insbesondere „sonstige Betriebskosten“ (Nr. 17), die im Mietvertrag nicht einzeln genannt sind.
Sammle zu jeder Kostenart die Rechnungen und Zahlungsbelege. Mieter können die Abrechnungsunterlagen einsehen; fehlende Belege machen die Abrechnung angreifbar.
Schritt 3: Verteilerschlüssel wählen
Der Schlüssel bestimmt, welchen Anteil der Gesamtkosten ein Mieter trägt. Er richtet sich zuerst nach dem Mietvertrag. Ohne abweichende Vereinbarung gilt nach § 556a Abs. 1 BGB: Betriebskosten werden nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt; Kosten, die verbrauchs- oder verursachungsabhängig erfasst werden, werden nach Verbrauch abgerechnet. Bei vermieteten Eigentumswohnungen gelten seit Dezember 2020 Besonderheiten (§ 556a Abs. 3 BGB), wenn die Eigentümergemeinschaft einen eigenen Verteilungsschlüssel beschlossen hat. Prüfe in diesem Fall Mietvertrag und Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft.
| Schlüssel | Bezugsgröße | Typische Kosten | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Wohnfläche | Wohnfläche der Einheit geteilt durch Gesamtwohnfläche | Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Gartenpflege | Gesetzlicher Standard ohne andere Vereinbarung (bei Eigentumswohnungen Besonderheiten beachten) |
| Verbrauch | Gemessener Verbrauch der Einheit geteilt durch Gesamtverbrauch | Wasser, Heizung, Warmwasser | Setzt Zähler und Ablesung voraus |
| Personen | Personen in der Einheit geteilt durch alle Personen | Müll, Wasser ohne Zähler | Nur bei Vereinbarung; ändert sich bei Ein- und Auszug |
| Einheiten | 1 geteilt durch die Zahl der Einheiten | Müll, Kabelanschluss | Nur bei Vereinbarung |
| Miteigentumsanteil | Anteil laut Teilungserklärung | Kosten in Eigentümergemeinschaften | Kann bei Eigentumswohnungen maßgeblich sein (§ 556a Abs. 3 BGB) |
Schritt 4: Mieteranteil berechnen
Für Kosten, die nicht verbrauchsabhängig erfasst werden, rechnest du so:
Mieteranteil = Gesamtkosten × Anteil des Mieters am Schlüssel × (Tage der Mietzeit ÷ Tage des Abrechnungszeitraums)
Bei einem Mieter, der das ganze Jahr in der Wohnung wohnt, entfällt der letzte Faktor. Verbrauchsabhängige Kosten verteilst du nach dem gemessenen Verbrauch; bei einem Mieterwechsel gehört dazu eine Zwischenablesung.
Rechenbeispiel: Wohnung mit 80 m² in einem Haus mit vier Wohnungen (320 m²), Abrechnungsjahr 2025
| Kostenart | Gesamtkosten | Schlüssel | Anteil der Wohnung | Mieteranteil |
|---|---|---|---|---|
| Grundsteuer | 1.280,00 € | Wohnfläche | 80 von 320 m² = 25 % | 320,00 € |
| Gebäudeversicherung | 960,00 € | Wohnfläche | 80 von 320 m² = 25 % | 240,00 € |
| Gartenpflege | 480,00 € | Wohnfläche | 80 von 320 m² = 25 % | 120,00 € |
| Müllentsorgung | 640,00 € | Einheiten | 1 von 4 Wohnungen = 25 % | 160,00 € |
| Wasser und Abwasser | 1.600,00 € | Verbrauch | 90 von 400 m³ = 22,5 % | 360,00 € |
| Summe der Mieteranteile | 1.200,00 € | |||
| Vorauszahlungen (12 × 90,00 €) | 1.080,00 € | |||
| Nachzahlung des Mieters | 120,00 € | |||
Schritt 5: Vorauszahlungen abziehen und die Abrechnung erstellen
Von den Mieteranteilen ziehst du die geleisteten Vorauszahlungen ab. Das Ergebnis ist eine Nachzahlung des Mieters oder ein Guthaben. Nach der Rechtsprechung ist eine Abrechnung formell ordnungsgemäß, wenn der Mieter sie gedanklich und rechnerisch nachvollziehen kann. Dazu gehören mindestens:
- eine Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart,
- die Angabe und, wo nötig, Erläuterung des Verteilerschlüssels,
- die Berechnung des Anteils des Mieters,
- der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.
Versende die Abrechnung so, dass du den Zugang beweisen kannst, zum Beispiel durch persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung oder per Einwurf-Einschreiben. Beachte die Frist aus Schritt 1: Sie ist nur gewahrt, wenn die Abrechnung rechtzeitig zugeht. Mieter können Einwendungen grundsätzlich bis zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung erheben (§ 556 Abs. 3 BGB).
Mieterwechsel im Abrechnungszeitraum
Wechselt der Mieter während des Abrechnungszeitraums, erhält jeder Mieter eine eigene Abrechnung für seine Mietzeit. Kosten, die nicht verbrauchsabhängig erfasst werden, verteilst du zeitanteilig nach Tagen. Für Heiz- und Warmwasserkosten sieht die Heizkostenverordnung bei einem Nutzerwechsel eine Zwischenablesung vor.
Rechenbeispiel: Auszug zum 31. März 2025
Auf die Wohnung entfallen 2025 insgesamt 730,00 € nicht verbrauchsabhängige, umlagefähige Kosten, das sind 2,00 € pro Tag bei 365 Tagen. Mieter A wohnt vom 1. Januar bis 31. März (90 Tage), Mieter B vom 1. April bis 31. Dezember (275 Tage).
| Mieter | Tage | Kostenanteil | Vorauszahlungen | Ergebnis |
|---|---|---|---|---|
| Mieter A | 90 | 180,00 € | 180,00 € (3 × 60,00 €) | ausgeglichen |
| Mieter B | 275 | 550,00 € | 540,00 € (9 × 60,00 €) | Nachzahlung 10,00 € |
Heizung und Warmwasser
Heiz- und Warmwasserkosten unterliegen der Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Sie schreibt vor, dass ein Teil dieser Kosten nach dem gemessenen Verbrauch verteilt wird: mindestens 50 und höchstens 70 Prozent. Den Rest verteilst du nach Wohn- oder Nutzfläche oder nach dem umbauten Raum. Dafür brauchst du Zähler oder Heizkostenverteiler und eine ordnungsgemäße Ablesung, häufig über einen Messdienst. Ausnahmen und Sonderfälle regelt die Verordnung; sie sollten im Einzelfall geprüft werden.
Seit 2023 gilt außerdem das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG): Bei Heizung und Warmwasser mit Brennstoffen wie Gas oder Öl können Vermieter einen Teil der CO2-Kosten tragen müssen. Die Höhe des Vermieteranteils richtet sich nach dem CO2-Ausstoß des Gebäudes je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr (Stufenmodell: je höher der Ausstoß, desto höher der Anteil des Vermieters). Diese Aufteilung ist bei der Heizkostenabrechnung zu berücksichtigen.
Typische Fehler vermeiden
- Die Abrechnung geht erst nach Ablauf der Zwölf-Monats-Frist zu.
- Es werden Kosten umgelegt, die der Mietvertrag nicht nennt oder die nicht umlagefähig sind, etwa Verwaltung oder Reparaturen.
- Der Verteilerschlüssel weicht vom Mietvertrag ab oder wird nicht erklärt.
- Leerstand wird auf die übrigen Mieter verteilt.
- Heiz- und Warmwasserkosten werden nur nach Fläche verteilt, obwohl der Verbrauch erfasst wird.
- Bei einem Mieterwechsel fehlen die zeitanteilige Aufteilung oder die Zwischenablesung.
- Belege fehlen oder die Rechenschritte sind für den Mieter nicht nachvollziehbar.
Checkliste vor dem Versand
- Mietvertrag geprüft: Welche Kostenarten und welcher Schlüssel sind vereinbart?
- Abrechnungszeitraum höchstens zwölf Monate, Fristende notiert.
- Alle Rechnungen und Zahlungsbelege liegen vollständig vor.
- Nur umlagefähige Kosten angesetzt, Verwaltung und Instandhaltung herausgerechnet.
- Leerstand und Eigentümeranteile berücksichtigt.
- Zählerstände und Verbrauchswerte vollständig, bei Mieterwechsel Zwischenablesung vorhanden.
- Vorauszahlungen je Mieter korrekt abgezogen.
- Abrechnung nachweisbar und vor Fristende zugestellt.
So unterstützt dich Mietvesta bei der Abrechnung
Mietvesta führt dich in sechs Schritten durch die Betriebskostenabrechnung: Objekt und Zeitraum, Wohnungen und Mieter, Kosten und Verteilerschlüssel, Zähler, Prüfung und Ergebnis. Mieterwechsel werden tagesgenau berücksichtigt, und für jeden Mieter entsteht ein Abrechnungsschreiben, das du drucken oder als PDF speichern kannst. Mehr dazu findest du auf der Seite Nebenkostenabrechnung-Software; das Modul kannst du in der Demo mit Beispieldaten ausprobieren.
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Wichtiger Hinweis
Dieser Ratgeber gibt allgemeine Informationen auf dem Rechtsstand vom 8. Oktober 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung. Gesetze und Rechtsprechung ändern sich, und der Einzelfall kann abweichen, etwa durch besondere Vereinbarungen im Mietvertrag. Eine Nebenkostenabrechnung ist nur dann belastbar, wenn du sie vor dem Versand selbst prüfst oder prüfen lässt. Für Rechtsfragen wende dich an eine Rechtsanwältin, einen Rechtsanwalt oder einen Vermieterverband. Mietvesta ist eine Rechen- und Dokumentationshilfe und keine automatisch rechtssichere Abrechnung.
Häufige Fragen
Wie lange habe ich Zeit für die Nebenkostenabrechnung?
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Entscheidend ist der Zugang, nicht das Datum der Erstellung.
Kann ich nach Ablauf der Frist noch eine Nachzahlung verlangen?
Grundsätzlich nicht. Nach Fristablauf ist die Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, du hast die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters musst du trotzdem auszahlen.
Darf ich Verwaltungskosten auf den Mieter umlegen?
Nein. Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten gehören nach § 1 Abs. 2 BetrKV nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten.
Wer zahlt die Kosten für leerstehende Wohnungen?
Der Vermieter. Der auf eine leerstehende Einheit entfallende Kostenanteil darf nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden.
Muss ich bei einem Mieterwechsel zwei Abrechnungen erstellen?
Ja, jeder Mieter erhält eine Abrechnung für seine Mietzeit. Nicht verbrauchsabhängige Kosten werden zeitanteilig nach Tagen aufgeteilt, Heiz- und Warmwasserkosten über eine Zwischenablesung.
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